マニュアルの運用コストを6割削減した事例

今回の事例はこちらから。

損保ジャパン日本興亜がTeachmeBiz（ティーチミー・ビズ）を使って、マニュアル作成・配布コストを年間約700万円から250万円に削減した事例です。マニュアルを電子化することで、大幅なコストダウンを実現しています。では、詳しく見ていきましょう。

TeachmeBizとは？

TeachmeBizは、PC・スマートフォンでマニュアルを作成・共有できるサービスです。特徴は、Office製品を使ってマニュアルを作るのに比べ非常に簡単にマニュアルを作成・修正できること。「写真を取り、順番に並べて、説明を書き加える」だけで、あっという間にマニュアルが完成します。大手から中小・ベンチャー企業まで、550社を超える企業が活用しています。

TeachmeBiz導入の狙いと効果

狙いはマニュアル作成コストの低減と職場内訓練（ＯＪＴ）の効率化を両立させることだ。

とある通り、導入の狙いは

1.マニュアル作成コストの低減
2.職場内訓練（OJT）の効率化

の2点です。「1.マニュアル作成コスト」の低減については、

１本当たり14日間かかっていたマニュアル作成に要する期間も５日間に短縮できた

と大きな成果を得られたとのことです。一方「2.職場内訓練（OJT）の効率化」は、

ＯＪＴ担当者の負荷も減らせる見込みだという。スマホでいつでもマニュアルを見られるため、受講者に自習を促せるからだ。

とある通り、これからのようです。

作成コストはなぜ下がるのか

では、作成コストはなぜ下がるのでしょうか。主な理由は以下の3点と筆者は分析しています。

1.作成が簡単

写真を取り、解説を加えるだけでマニュアルが出来上がります。目次やページ番号、索引などは自動で割り振られるため、余計な作業に時間が取られません。

2.写真が簡単に加工できる

スマートフォン上で、写真に文字や矢印を追加したり、モザイク処理やトリミング処理をすることができます。写真に秘密情報が写り込んでしまっても、写真を撮り直す必要はありません。

3.デザイン・体裁を変更できない

パワーポイント等でマニュアルを作ると、デザインや体裁の修正に時間がかかります。TeachmeBizはデザインや体裁を変えることができないため、マニュアルの中身に集中することができます。

「本当にそんなに簡単なの？」と思った方は、こちらの作成デモ動画をご覧ください。

配布・修正コストも下がる

TeachmeBizで作成したマニュアルは、PC、スマートフォン、タブレットなど、インターネットにつながるコンピュータからすぐにアクセスできるため、配布コストも下がります。また、スマートフォンがあればいつでもどこでもマニュアルを変更することができるため、すぐにその場で修正できることも大きなメリットです。